STATUS GERAL
No domingo, 06 de fevereiro de 2011 foi realizada a primeira reunião de planejamento com a equipe do projeto. Esta reunião teve como principais objetivos: Definir a estrutura da equipe; as atribuições de cada gerente; identificar os principais pacotes de trabalho para inicio da elaboração da estrutura analítica de projeto (EAP) e definir os próximos passos da equipe.
Na ocasião foram consultados projetos semelhantes de outras turmas para avaliação das principais dificuldades encontradas e estratégias abordadas durante a condução dos projetos, o que nos permitiu identificar aspectos críticos que servirão de base para elaboração da matriz de riscos do projeto. Um ponto importante que não havíamos atentado até o presente momento refere-se a logística para recebimento das doações e armazenamento do material do projeto Pirapitingui, uma vez que os materiais de limpeza e sacolinhas de doces ocuparão um espaço físico que a equipe não dispõe no momento, o que nos fez pensar em soluções para mitigar este problema.
ESTRUTURA DA EQUIPE
A definição da estrutura da equipe foi importante para definir as responsabilidades de cada um dentro dos projetos, pois como a equipe é formada por engenheiros que em sua maioria trabalham em campo, acaba dificultando o agendamento das reuniões e tomadas de decisão. Desta forma, com a atribuição das responsabilidade e prazos, fica mais fácil de controlar o projeto, minimizando assim a necessidade de reuniões constantes.
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Outro ponto que foi discutido nesta reunião diz respeito a organização dos arquivos e documentos dos projetos, uma vez que em projetos como estes a troca de documentos por e-mail poderia gerar inúmeras dificuldades entre elas, uma vez que nunca teríamos a certeza de estar trabalhando com a última versão do documento. Identificado este risco, foi proposto a utilização do software DROPBOX, no qual toda equipe trabalhará em uma pasta compartilhada, facilitando assim a organização e troca de documentos
ESTRATÉGIA PARA AQUISIÇÃO DOS RECURSOS
Para dar credibilidade aos projetos, decidiu-se que a solicitação de recurso seria feito por meio de carta, contendo um resumo e objetivos dos projetos, suportados por uma declaração da Vanzolini de que estes projetos fazem parte da disciplina “Simulação de um projeto” do CEGP. Acreditamos que com estes documentos conseguiremos minimizar as dúvidas dos futuros parceiros quanto a credibilidade deste projeto.
Outro ponto que está em discussão pelo comitê executivo do projeto refere-se a forma como serão feitas as doações em dinheiro, uma vez que alguma empresas poderão restringir o depósito na conta dos Gerentes dos projetos. Desta forma, entramos em contato com a ACCV e com o Instituto Fazendo História para avaliar a possibilidade do depósito ser feito diretamente na conta destes. Independente da forma de arrecadação a responsabilidade por adquirir os materiais será da equipe deste projeto.
Ficou decidido que neste primeiro momento não serão aceitos doações em material, pois não existe espaço físico disponível para armazenamento dos mesmos. Sendo assim, a estratégia definida será a solicitação de recursos financeiros, para posterior aquisição dos materiais.
RISCOS
Tendo em vista que a equipe do projeto não tem experiência na condução deste tipo de projeto, decidiu-se por elaborar a matriz de risco detalha para os projetos, com o intuito de identificar, qualificar/quantificar e mitigar os possíveis riscos dos projetos. Este documento está em elaboração pelos gerentes de risco, e sua publicação está prevista para daqui aproximadamente 1 mês, conforme estabelecido no cronograma do projeto.
REUNIÕES
Diante da dinâmica dos projetos e dos compromissos pessoais/profissionais da equipe, definiu-se um cronograma de reuniões semanais, as quais ocorrerão aos domingos pela manhã, em local a ser previamente acordado entre a equipe.
PROXIMAS ATIVIDADES
Para a proxima semana, após o recebimento da declaração da Vanzolini, dar-se-á o ínicio do encaminhamento das solicitações de apoio aos potenciais parceiros.
DOCUMENTOS CRIADOS
“O planejamento não é uma tentativa de predizer o que vai acontecer. O planejamento é um instrumento para raciocinar agora, sobre que trabalhos e ações serão necessários hoje, para merecermos um futuro. O produto final do planejamento não é a informação: é sempre o trabalho.” Peter Drucker
